Ochrana osobních údajů

Tyto zásady popisují, jaké osobní údaje při provozu aplikace Plodio zpracováváme, proč to děláme, komu je předáváme a jaká máte práva. Snažili jsme se je napsat srozumitelně a bez vytáček — včetně věcí, které se obvykle nepíšou.

1. Kdo je správcem

Správcem osobních údajů je Plodio s.r.o., IČO 29597528, se sídlem Nové sady 988/2, Staré Brno, 602 00 Brno, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, spisová značka C 151833.

Ve věcech ochrany osobních údajů nás kontaktujte na info@plodio.cz nebo na telefonu +420 732 333 810.

Nejmenovali jsme pověřence pro ochranu osobních údajů — nejsme orgánem veřejné moci a nesplňujeme podmínky, za kterých je jeho jmenování povinné. Pokud se to změní, doplníme jeho kontakt sem.

2. Dvě různé role, ve kterých s údaji pracujeme

Toto rozlišení je pro pochopení celého dokumentu zásadní.

Jako správce zpracováváme údaje o vás jako o našem zákazníkovi: údaje z registrace, fakturační údaje, komunikaci s podporou a údaje o návštěvě našeho webu. O těchto zpracováních rozhodujeme my a popisuje je tento dokument.

Jako zpracovatel nakládáme s údaji, které do aplikace vložíte vy — zejména s údaji o vašich zaměstnancích a řidičích, dodavatelích a pronajímatelích pozemků. O těchto údajích rozhodujete vy; my s nimi pracujeme jen podle vašich pokynů. Správcem jste v takovém případě vy a náš vztah upravuje Zpracovatelská smlouva, která je přílohou obchodních podmínek.

Prakticky to znamená: jestliže sledujete polohu svých strojů a přiřazujete práci konkrétním lidem, jste to vy, kdo musí své zaměstnance informovat a mít pro takové zpracování právní důvod. My vám k tomu poskytujeme vzorový dokument, ale odpovědnost neseme společně jen v rozsahu, který popisuje zpracovatelská smlouva.

3. Jaké údaje zpracováváme jako správce

3.1 Údaje o uživateli a jeho podniku

Co: jméno a příjmení, e-mail, telefon, jazyk, číslo a stupeň osvědčení pro nakládání s přípravky na ochranu rostlin, název podniku, IČO, DIČ, adresa, region, výměra.

Proč: abychom vám mohli zřídit účet, poskytovat službu a komunikovat s vámi.

Právní důvod: plnění smlouvy — čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

Jak dlouho: po dobu trvání smlouvy a další 3 roky (promlčecí lhůta pro případné nároky ze smlouvy).

3.2 Přihlašovací údaje

Co: e-mail a heslo uložené v podobě kryptografického otisku, záznamy o přihlášení.

Proč: ověření totožnosti a zabezpečení účtu.

Právní důvod: plnění smlouvy — čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

Jak dlouho: po dobu trvání účtu.

3.3 Fakturační a účetní údaje

Co: identifikační a fakturační údaje, vystavené doklady, přehled plateb.

Proč: vyúčtování služby a splnění povinností podle daňových a účetních předpisů.

Právní důvod: plnění smlouvy a plnění právní povinnosti — čl. 6 odst. 1 písm. b) a c) GDPR.

Jak dlouho: 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém byl doklad vystaven. Tuto lhůtu nemůžeme zkrátit ani na vaši žádost.

3.4 Komunikace s podporou

Co: text vašeho hlášení, technický kontext (odkud jste hlášení odeslali, velikost okna, prohlížeč, operační systém, poslední chyby v aplikaci) a naše odpověď.

Proč: vyřešení vašeho problému a zlepšení aplikace.

Právní důvod: plnění smlouvy a náš oprávněný zájem na fungující podpoře — čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) GDPR.

Jak dlouho: 3 roky od uzavření hlášení.

3.5 Konverzace s asistentem Agron

Co: text vašich dotazů a odpovědí asistenta.

Proč: abychom vám mohli asistenta poskytovat a abyste se ke starším konverzacím mohli vrátit.

Právní důvod: plnění smlouvy — čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

Jak dlouho: po dobu trvání účtu. Jednotlivé konverzace můžete kdykoli smazat sami.

3.6 Návštěva webu www.plodio.cz

Co: anonymizovaný údaj o zobrazené stránce, přibližné zemi, typu zařízení a zdroji návštěvy.

Proč: abychom věděli, které části webu jsou užitečné.

Právní důvod: váš souhlas — čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR. Měření spustíme až poté, co jej v liště povolíte, a můžete jej kdykoli odvolat na stránce o cookies.

Jak dlouho: v agregované podobě po dobu, kterou uvádí náš poskytovatel měření; jednotlivé návštěvy nespojujeme s vaší osobou.

3.7 Údaje o vaší farmě a hospodaření

Co: parcely, plodiny, činnosti, evidence hnojení a přípravků na ochranu rostlin, sklady, stroje, zvířata, nahrané dokumenty.

Většina těchto údajů se osobních údajů netýká. Osobním údajem se stávají tam, kde jste podnikající fyzická osoba nebo kde je z nich zřejmá konkrétní osoba — například jméno dodavatele na faktuře.

Proč: jde o podstatu služby — evidenci, plánování a plnění vašich zákonných povinností.

Právní důvod: plnění smlouvy — čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

Jak dlouho: po dobu trvání smlouvy. Po jejím ukončení vám data zpřístupníme k exportu ještě 30 dnů, poté je smažeme. Berte prosím v úvahu, že evidenci hnojení a přípravků jste povinni uchovávat podle zemědělských předpisů — to je vaše povinnost, kterou naše smazání dat nenahrazuje ani neruší.

3.8 Poloha vašeho zařízení

Co: souřadnice a přesnost určení polohy telefonu nebo tabletu.

Proč: zobrazení vaší pozice v mapě a vyměřování parcel v terénu.

Právní důvod: plnění smlouvy — čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Polohu čteme jen tehdy, když danou funkci sami spustíte, a systémové oprávnění můžete kdykoli odebrat v nastavení zařízení.

Jak dlouho: body pořízené při vyměřování po dobu trvání smlouvy; průběžná poloha se neukládá.

3.9 Údaje z Jednotek GPS a Čipů

Co: poloha, rychlost, směr, provozní údaje stroje, síla signálu identifikačního čipu, identifikátor jednotky a SIM karty, IP adresa, ze které se jednotka hlásí.

Proč: automatická evidence prací, podklady pro uplatnění nároků a přehled o provozu strojů.

Právní důvod: plnění smlouvy s vámi — čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

Jak dlouho: po dobu trvání smlouvy.

Jsou-li tyto záznamy přiřazeny ke konkrétnímu člověku, jde o zpracování, kde jste správcem vy — viz článek 2 a Zpracovatelská smlouva.

4. Jak s údaji pracuje umělá inteligence

Toto je část, kterou se běžně nikdo nechlubí, a proto ji píšeme naplno.

Nahrané dokumenty odesíláme ke zpracování v plném znění. Když do aplikace nahrajete fakturu, dodací list nebo smlouvu a necháte z ní údaje vytěžit, odešle se soubor celý společnosti Anthropic PBC (Spojené státy americké), která provozuje model Claude. Nedokážeme z obrázku ani z PDF předem odstranit jméno, adresu, číslo účtu nebo podpis — a proto to netvrdíme. Nahrávejte prosím jen dokumenty, u kterých je to pro vás přijatelné.

Text dotazů asistentovi Agron čistíme. Než odešleme vaši zprávu, automaticky z ní odstraňujeme rodná čísla, e-maily, telefonní čísla, IČO, DIČ, čísla účtů a IBAN a nahrazujeme je zástupným označením. Spolu se zprávou odesíláme údaje o vaší farmě zbavené názvu farmy, vašeho jména i identifikátorů — zůstávají jen kód parcely, výměra, kultura, plodina a podobné odborné údaje.

Hlasový vstup zpracovává další společnost. Nahrávku vašeho hlasu odesíláme společnosti Groq Inc. (Spojené státy americké), která ji převede na text. Nahrávku si u nás neukládáme.

Hlášení podpory posuzuje umělá inteligence. Text vašeho hlášení a jeho technický kontext odesíláme k automatickému roztřídění podle závažnosti.

Na vašich datech netrénujeme modely a naši zpracovatelé se k tomu smluvně zavázali.

Umělá inteligence u nás nikdy nezapisuje sama. Její výstup je vždy jen návrh, který potvrzujete vy. Nepoužíváme automatizované rozhodování ani profilování s právními účinky ve smyslu čl. 22 GDPR.

Podrobnosti najdete v Zásadách používání umělé inteligence.

5. Přístupové údaje k Portálu farmáře

Propojíte-li aplikaci s Portálem farmáře, uložíme si vaše přihlašovací jméno a klíč k webové službě. Klíč ukládáme zašifrovaný algoritmem AES-256-GCM a dešifrujeme jej výhradně na serveru ve chvíli, kdy se s Portálem komunikuje — nikdy neopouští serverovou část aplikace. K jinému než vámi zadanému účelu tyto údaje nepoužijeme a nikomu je nezpřístupníme. Propojení můžete kdykoli zrušit — údaje pak odstraníme.

6. Komu údaje předáváme

Ke svým datům nepouštíme nikoho, koho k provozu služby nepotřebujeme. Vaše data neprodáváme a nepředáváme je nikomu k marketingovým účelům.

Aktuální seznam našich zpracovatelů, včetně toho, co konkrétně dělají a kde sídlí, zveřejňujeme na samostatné stránce: Seznam zpracovatelů.

Vaše data ukládáme v Evropské unii — databáze i zálohy jsou ve Frankfurtu, server pro příjem dat z GPS jednotek v Norimberku, aplikace běží ve frankfurtském regionu.

Část zpracování ale probíhá ve Spojených státech, konkrétně umělá inteligence, přepis hlasu, mapové podklady a odesílání e-mailů podpory. Předání do těchto zemí opíráme o standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí podle čl. 46 odst. 2 písm. c) GDPR, případně o účast příjemce v rámci EU-US Data Privacy Framework.

Údaje dále předáváme:

• orgánům veřejné moci, ukládá-li nám to právní předpis,
• Ministerstvu zemědělství prostřednictvím Portálu farmáře — vždy jen na váš pokyn a vaším jménem; v tomto případě nejde o naše předání, ale o vaše podání.

7. Mobilní aplikace

Mobilní aplikace Plodio si vyžádá tato systémová oprávnění:

Obě oprávnění se používají výhradně tehdy, když příslušnou funkci sami spustíte. Aplikace nesleduje vaši polohu na pozadí. Kterékoli oprávnění můžete kdykoli odebrat v nastavení telefonu; dotčená funkce pak přestane fungovat, zbytek aplikace nikoli.

8. Cookies a údaje ukládané ve vašem zařízení

Používáme pouze nezbytné cookies pro přihlášení a několik položek místního úložiště, které si pamatují vaše nastavení mapy a seznamů. Měření návštěvnosti webu spouštíme jen s vaším souhlasem. Podrobnosti a možnost změnit souhlas najdete na stránce o cookies.

9. Vaše práva

Ve vztahu ke svým osobním údajům máte tato práva:

Jak právo uplatnit: napište nám na info@plodio.cz. Ověříme si vaši totožnost — abychom vaše údaje nevydali někomu jinému — a vyřídíme žádost do 30 dnů. U složitých žádostí smíme lhůtu prodloužit o další dva měsíce; pokud se tak stane, dáme vám vědět i s odůvodněním.

Většinu údajů si můžete opravit sami přímo v aplikaci a evidenci si kdykoli vyexportovat. Chcete-li smazat celý účet, napište nám — účet i navázaná data smažeme s výjimkou dokladů, které musíme uchovávat podle daňových předpisů.

Máte-li za to, že s vašimi údaji nakládáme nesprávně, řekněte nám to prosím nejdřív. Máte také právo podat stížnost u dozorového úřadu:

Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.

10. Jak údaje chráníme

Data přenášíme šifrovaně, ukládáme je šifrovaná a databáze má nastavena pravidla, která zajišťují, že každý uživatel vidí jen data své farmy. Podrobnější popis najdete na stránce Bezpečnost.

Dojde-li přesto k porušení zabezpečení, které by pro vás znamenalo vysoké riziko, dáme vám vědět bez zbytečného odkladu a případ ohlásíme Úřadu pro ochranu osobních údajů do 72 hodin.

11. Změny těchto zásad

Zásady můžeme upravit, zejména změníme-li rozsah služby nebo okruh zpracovatelů. Novou verzi zveřejníme na této stránce s uvedením data účinnosti. Půjde-li o podstatnou změnu, upozorníme vás e-mailem nebo v aplikaci.

---

Právním základem pro toto zpracování je nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.